ساختار شکست کار (WBS) مخفف عبارت Work Breakdown Structure است و نقشه شکست یک پروژه بزرگ به اجزای کوچک و قابل مدیریت را نمایش می‌دهد.

 

در واقع WBS یک ساختار سلسه مراتبی است که در بالاترین سطح، هدف پروژه قرار دارد و در سطوح پایین‌تر به اقلام قابل تحویل اصلی، اقلام فرعی و نهایتا در آخرین سطح به بسته‌های کاری تقسیم می‌شود؛ به‌طوری که هر بخش قابل برنامه‌ریزی و کنترل باشد. این ساختار به اعضای تیم پروژه کمک می‌کند تا محدوده، هزینه‌ها و زمان پروژه را بهتر کنترل کنند.

 

به عنوان مثال ساختار شکست پروژه «ساخت یک اتاق» را می‌توان در قالب یک نمودار درختی چهارسطحی نمایش داد: سطح اول خود پروژه یعنی ساخت اتاق است؛ در سطح دوم تحویل‌دادنی‌های اصلی مانند سفت‌کاری، تأسیسات و نازک‌کاری قرار می‌گیرند؛ در سطح سوم، هر تحویلی به بسته‌های کاری تقسیم می‌شود؛ مثلا «تأسیسات» به «سیم‌کشی و برق‌رسانی» و «لوله‌کشی آب» می‌رسد.

اجزای ساختار شکست کار چیست؟

 

اقلام قابل تحویل پروژه

مسلما هر ساختار شکست کار باید از اقلام قابل تحویل پروژه شروع شود؛ زیرا تا وقتی ندانیم چه چیزی قرار است در انتهای پروژه تولید یا تحویل داده شود و خروجی‌های پروژه چه چیزی باشد نمی‌توان آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرد. در واقع فقط پس از مشخص کردن اقلام قابل تحویل اصلی، می‌توان آن‌ها را به بخش‌های کوچک‌تر شکست.

 

گروه‌های وظایف

پس از مشخص شدن اقلام قابل تحویل و خروجی‌های اصلی، باید کارهای مرتبط با هر خروجی را در دسته‌‍بندی‌های مشخصی گروه‌بندی کرد تا وظایف بدون گروه‌بندی مشخص در پروژه نباشند.

 

بسته‌های کاری

گروه‌های وظایف را می‌توان به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرد تا مدیریت آن‌ها آسان‌تر باشد. در واقع بسته‌های کاری کوچک‌ترین واحدهای قابل مدیریت در ساختار شکست کار هستند و مسئولیت انجام هر بخش را می‌توان به یک شخص یا گروه خاص واگذار کرد.

 

بسته‌های کاری باید به اندازه‌ای دقیق باشند که بتوان: 1) مدت زمان و هزینه انجام آن‌ها را تخمین زد. 2) برنامه زمان‌بندی برای آن تهیه کرد و آن‌ها را روی نمودار گانت نمایش داد. 3) مسئول انجام آن‌ها را تعیین کرد.

 

مسئول وظیفه

همانطور که گفته شد هر بسته کاری باید یک مسئول مشخص داشته باشد. مسئول مربوطه ممکن است کل کار را خودش انجام ندهد و بخش‌هایی از کار را به اعضای تیم محول کند اما در برابر تکمیل صحیح آن باید پاسخگو باشد.

 

فرهنگ لغت WBS (WBS dictionary)

فرهنگ لغت WBS سندی است که در آن جزئیات هر عنصر از کار شامل: عنوان، توضیحات مربوط به آن، مسئول انجام، منابع مورد نیاز و زمان تخمینی انجام آن آورده شده است. تهیه این سند باعث می‌شود که همه اعضای پروژه برداشت یکسانی از اصطلاحات به کاررفته در ساختار شکست کار داشته باشند و از برداشت ‌های متفاوت جلوگیری شود.

 

حساب کنترل (Control Account)

حساب‌های کنترل به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد تا وضعیت مجموعه‌ای از بسته‌های کاری مرتبط را از نظر بودجه، محدوده، زمان و میزان پیشرفت بررسی کنند.

 

ساختار شکست کار چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟

مهم‌ترین کاربردهای WBS در مدیریت پروژه شامل موارد زیر است:

شفاف شدن وظایف: با مشخص شدن ساختار شکست، هر یک از اعضای تیم می‌دانند که هرکاری را در چه زمانی انجام دهند. این امر از دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند.

 

تعریف دقیق محدوده پروژه: گاهی ممکن است فعالیت‌های کوچک اما مهم در پروژه نادیده گرفته شوند. پس از ایجاد ساختار شکست کار، محدوده دقیق پروژه مشخص می‌شود و تمام کارهای لازم برای کامل کردن پروژه در نظر گرفته می‌شود.

 

مدیریت بهتر خروجی‌ها: WBS اقلام قابل تحویل اصلی را به اقلام تحویل فرعی و کوچک‌تر تبدیل می‌کند. به همین دلیل علت تاخیر و بررسی میزان پیشرفت در هر بخش آسان‌تر شناسایی می‌شود.

 

هماهنگی زمان، هزینه و محدوده: به دلیل تقسیم شدن کار به بخش‌های قابل مدیریت، زمان‌بندی و تخصیص هزینه به هرکدام از بخش‌ها دقیق‌تر صورت می‌گیرد.

 

انواع ساختار شکست کار

WBS کار را می‌توان به دو روش طراحی کرد و انتخاب بین این دو نوع به نیازهای هر پروژه بستگی دارد.

 

WBS مبتنی بر اقلام قابل تحویل

در این مدل، پروژه براساس خروجی‌ها و اقلام قابل تحویل تقسیم‌بندی می‌شود. پس این روش برای پروژه‌هایی که از ابتدا خروجی‌های معین و مشخصی دارند مناسب است.

 

WBS مبتنی بر فازهای پروژه

در این مدل، ساختار شکست کار طبق فازها و مراحل اصلی پروژه شکل می‌گیرد. این روش مناسب پروژه‌هایی است که مراحل و فازهای از پیش تعریف شده‌ای دارند.

 

مراحل تهیه ساختار شکست کار (WBS)؛ آموزش گام به گام

ایجاد ساختار شکست کار طی چند مرحله انجام می‌شود. در ادامه، مراحل اصلی تدوین WBS بررسی شده است.

 

محدوده پروژه را مشخص کنید.

در ابتدا باید هدف پروژه، نتیجه نهایی مورد انتظار و مواردی که خارج از محدوده هستند مشخص شوند. این مرحله پایه اصلی تهیه WBS است.

 

اقلام قابل تحویل را تعیین کنید.

خروجی‌های اصلی پروژه را مشخص کنید. هر قلم قابل تحویل باید یک نتیجه مشخص و قابل بررسی باشد، نه صرفاً یک فعالیت.

 

خروجی‌ها را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید.

هر خروجی اصلی را به اجزای فرعی تقسیم کنید تا ساختار پروژه شفاف‌تر شود و مدیریت هر بخش ساده‌تر باشد.

 

بسته‌های کاری را تعریف کنید.

اجزای فرعی را تا جایی تقسیم کنید که بتوان برای هر بخش مسئول، زمان، منابع و هزینه مشخصی در نظر گرفت. این بخش‌ها همان بسته‌های کاری هستند.

 

جزئیات هر بخش را ثبت کنید.

اطلاعاتی مانند شرح کار، مسئول، لینک فایل‌های مرتبط و… را در فرهنگ لغت WBS ثبت کنید تا جزئیات هر بخش مشخص باشد.

 

ساختار نهایی WBS را ترسیم کنید.

در پایان، اجزای پروژه را به‌صورت یک ساختار سلسله‌مراتبی یا نمودار درختی نمایش دهید؛ به‌طوری‌که هدف پروژه در بالاترین سطح و بسته‌های کاری در پایین‌ترین سطح قرار گیرند.

 

روش‌های نمایش ساختار شکست کار

بسته به نیاز هر پروژه، ساختار شکست کار را می‌توان به اشکال مختلف، نمایش‌ داد.

 

صفحه گسترده WBS: با ابزارهای صفحه گسترده مانند اکسل می‌توان فازهای پروژه و اقلام تحویل دادنی را در سطرها و ستون ها نشان داد.

 

چارت WBS: ساختار شکست کار را می‌توان در قالب چارت و اغلب به صورت درختی نمایش داد. اکثرا در مدیریت پروژه برای نمایش WBS از این قالب استفاده می‌کنند.

 

 

فهرست WBS: می‌شود WBS را در قالب فهرستی از تحویل دیدنی‌های اصلی و وظایف و در سطح پایین‌تر، تحویل دادنی‌های فرعی و زیر وظایف نشان داد.

 

تفاوت اصلی فهرست با صفحه گسترده WBS در این است که فهرست ساختار شکست کار یک ساختار متنی ساده و عمودی برای نمایش سطوح کار است اما صفحه گسترده، داده‌ها را در قالب سطر و ستون همراه با امکان فرمول‌نویسی، محاسبات و افزودن جزییاتی مثل زمان، هزینه و مسئول قرار می‌دهد.

 

 

گانت چارت WBS: گانت چارت ترکیبی از صفحه گسترده و خط زمانی (Timeline) است و می‌توان WBS را در قالب نمودار گانت نمایش داد و وابستگی‌های میان وظایف و مایلستون‌ها را نشان داد. در واقع با این کار ساختار شکست کار به یک برنامه زمان‌بندی بصری تبدیل می‌شود.

 

 

 

چه زمانی به WBSنیاز نداریم؟

با اینکه WBS یک ابزار بسیار کاربردی در مدیریت پروژه‌های پیچیده است اما ممکن است در همه پروژه‌ها به ساختار شکست کار نیاز نباشد. همچون در مواردی که: 1) پروژه چندان پیچیده نیست و فقط چند مرحله ساده دارد و تمام اعضای پروژه از مراحل آن آگاه‌اند. 2) مواقعی که زمان محدود است و پیشبرد سریع‌کار اولویت داشته باشد.

 

معیارهای تشخیص کافی بودن تجزیه WBS

شکستن و تجزیه WBS باید تا سطح قابل قبولی باشد تا بتواند کارایی لازم را داشته باشد و ما را از هدف خود منحرف نسازد.

 

قانون 8/80 ساعت در تعیین سطح WBS

این قانون می‌گوید مدت زمان برآوردی برای کوچک‌ترین بسته کاری نباید کمتر از 8 ساعت (یک روز کاری) و بیشتر از 80 ساعت (دو هفته کاری) باشد. زیرا ریز شدن بیش از حد باعث اتلاف وقت در ثبت گزارش‌ها و «میکرو مدیریت» می‌شود. همچنین اگر زمان برآوردی برای انجام هربسته کاری زیاد باشد باعث از دست رفتن کنترل پروژه می‌شود.

 

چک‌لیست ارزیابی و تایید بسته کاری

اگر پاسخ شما به 4 سوال زیر مثبت باشد به این معنی است که تجزیه WBS کافی است.

• آیا می‌توان زمان و هزینه انجام این بسته کاری را با دقت بالایی تخمین زد؟
• آیا این بسته کاری به یک فرد یا تیم مشخص قابل واگذاری است؟
• آیا خروجی این بخش به قدر کافی شفاف هست تا پیشرفت آن را دقیق و بدون ابهام اندازه‌گیری کرد؟
• آیا شکستن بیشتر این کار، ارزش افزوده‌ای برای مدیریت، کنترل یا گزارش‌دهی ایجاد نمی‌کند؟

 

نشانه زیاده‌روی در شکستن WBS (میکرومدیریت)

اگر ساختار شکست کار به قدری ریز شده باشد که باعث میکرومدیریت شود یعنی زمان و هزینه برای پیگیری و ثبت گزارش‌های مربوط به بسته‌های کاری، بیشتر از ارزش کنترلی خود کار باشد.

 

و یا این‌که سطح شکست به «فعالیت‌های روزمره» یا «لیست فعالیت‌های اجرایی» برسد. در واقع نباید آنقدر ریز شویم تا به چیزی شبیه به To Do List برسیم. زیرا تمرکز WBS بر روی تحویل‌دادنی‌ها (Deliverables) است، نه جزئیات گام‌های اجرایی؛ گام‌های اجرایی در Activity List مشخص می‌شوند).

 

نمونه ساختار شکست کار؛ یک مثال عملی

در شکل زیر، ساختار شکست کار پروژه توسعه وب که در نرم‌افزار سمین رسم شده قابل مشاهده است. این WBS مبتنی بر فازهای پروژه است؛ زیرا بر اساس مراحل و فازهای پروژه شکسته شده است.

 

 

• پروژه توسعه وب
  • فاز آغازین (Initiation)
    • تعیین محدوده و منشور پروژه
    • تدوین برنامه WBS و تعیین مسئولیت‌ها
  • فاز شناخت (Discovery)
    • تحقیقات بازار و تحلیل رقبا
    • دریافت الزامات ذینفعان
  • فاز طراحی (Design)
    • ساخت وایرفریم و نمونه اولیه (Prototype)
    • طراحی بصری و اعمال بازخوردها
  • فاز توسعه (Development)
    • راه‌اندازی محیط و پیاده‌سازی دیتابیس
    • برنامه‌نویسی فرانت‌اند، بک‌اند و اتصال API ها
  • فاز تست (Testing)
    • اجرای تست‌های واحد، یکپارچه‌سازی و پذیرش کاربر (UAT)
    • رفع باگ‌ها و خطایابی
  • فاز استقرار (Deployment)
    • انتقال وب‌سایت به محیط واقعی (Production)
    • تست نهایی و رونمایی عمومی

 

 

از اینکه تا انتها این مقاله همراه ما بودید متشکریم.

برای مطالعه بیشتر درباره ساختار شکست کار مقاله Work Breakdown Structure (WBS) in Project Management: Full Guide را به شما پیشنهاد میکنیم.