مدیریت کارها و واحدهای سازمانی

زیرسیستم مدیریت کارها و واحدهای سازمانی هسته ی اصلی سامانه مدیریت وظایف است و هر آنچه که برای برنامه ریزی و کنترل کارها و منابع انسانی نیاز است فراهم می کند. از قابلیت های برجسته این بخش می توان به تعریف چارت سازمانی، تعریف فرآیندهای کاری مختلف برای هر واحد سازمانی داشبردهای متنوع و قابل شخصی سازی برای هر فرد جهت مدیریت کارها اشاره کرد.

مدیریت و کنترل واحدهای سازمانی

با استفاده از این ابزار آنچه برای مدیریت و کنترل یک واحد سازمانی مورد نیاز است، در اختیار مدیران و کارمندان قرار خواهد گرفت. با استفاده از این سامانه می توان فعالیت های هر واحد سازمانی را از زمان تعریف تا زمان اتمام، کنترل نمود. یکپارچگی این ابزار با دیگر اجزاء سامانه باعث خواهد شد که فرآیندهای کاری سازمان به بهترین شکل با دیگر امور سازمان یکپارچه شوند.

ویژگی های اصلی

  • تعریف واحدهای سازمانی و سلسله مراتب آنها
  • امکان شکست کارها به صورت نامحدود
  • تعریف اولویت و دسته بندی برای کارها
  • انعطاف پذیری بالا و قابلیت سفارشی سازی برای انواع چارت های سازمانی
  • قابلیت پیوست انواع فایل ها به هر تعداد و اندازه، ذیل کارهای هر واحد
  • قابلیت تعریف گردشکار برای کارها و فعالیت ها متناسب با نقش ها و فرآیندها
  • دسترسی کاربر بر اساس نقش در واحدهای سازمانی
  • قابلیت تعریف فعالیت های دوره ای و تکرار شونده
  • قابلیت تعریف ارتباط بین کارها و بروزرسانی خودکار سایر فعالیت های مرتبط
  • اطلاع رسانی از آخرین وضعیت فعالیت ها از طریق ایمیل و پیامک

داشبرد شخصی برای مدیریت کارها

هر یک از کاربران دارای داشبردی جهت سازماندهی کارها و عملیات های روزانه خود هستند. قابلیت سفارشی سازی داشبرد به ازای هرکاربر وجود دارد. داشبرد می تواند شامل کارتابل کاربر، تقویم کاری، اخبار پروژه ها، اسناد، گزارش های مختلف، نمودارها و ... باشد.

ویژگی های اصلی

  • قابلیت سفارشی سازی به ازای هر کاربر
  • قابلیت ایجاد داشبردهای پیشفرض برای انواع کاربران
  • قابلیت ایجاد داشبرد مخصوص موبایل و تبلت
  • قابلیت افزودن چندین زبانه (Tab) در هر داشبرد
  • امکان ترسیم خروجی های گرافیکی و نمودار

داشبرد واحد سازمانی

هر واحد سازمانی می تواند داشبردی قابل سفارشی سازی داشته باشد. داشبرد واحد، اتفاقات پایه ای را به صورت خلاصه نشان می دهد و مدیران و اعضای پروژه می توانند دید کلی از وضعیت کارهای واحد سازمانی کسب کنند.

ویژگی های اصلی

  • قابل سفارشی سازی به ازای هر واحد سازمانی
  • تعریف الگوهای پیش فرض برای داشبرد واحدهای سازمانی
  • نمایش اطلاعات پایه ای واحد
  • فهرست کارهای واحدسازمانی بر مبنای اعضا، مایلستون ها، وضعیت، تاریخ سررسید
  • گزارش از آخرین وضعیت کارهای واحد سازمانی
  • اخبار و اسناد واحد سازمانی
  • قابلیت افزودن چندین زبانه (Tab)در هر داشبرد
  • امکان ترسیم خروجی های گرافیکی و نمودار

مدیریت اسناد واحد سازمانی

امکان پیوست اسناد ذیل هر کار وجود دارد. علاوه بر آن ماژول جداگانه ای جهت سازمان دهی اسناد واحد طراحی شده است که ذیل هر واحد می توان اسناد مختلفی را ذخیره کرد. هر سند می تواند در یک دسته بندی قرار داده شود و هر فرد می تواند متناسب با نقش خود به اسناد دسترسی داشته باشد. همچنین سابقه نسخه های مختلف یک سند نیز در سامانه ذخیره می شوند.

ویژگی های اصلی

  • قابلیت تعریف دسته بندی اسناد
  • قابلیت تعیین دسترسی برای هرنقش به هریک از دسته بندی های اسناد (دیدن، ویرایش، افزودن و حذف)
  • امکان افزودن چند فایل به هر سند
  • پشتیبانی از انواع مختلف فایل ها
  • امکان ثبت سابقه نسخه های مختلف اسناد
  • جستجو در اسناد

مدیریت فرآیندهای کسب و کار

گردش کار لازم جهت انجام امور مختلف را می توان با استفاده از فرآیندهای قابل تعریف در سامانه مدیریت وظایف محقق ساخت. امکان تعریف دسترسی به فرآیندهای مختلف توسط نقش های تعریف در سامانه و تعریف فیلدهای سفارشی ذیل هر فرآیند از ویژگی های این بخش می باشد.

ویژگی های اصلی

  • امکان تعریف فرآیند های مختلف و استفاده از این فرآیند ها در واحدهای تعریف شده
  • امکان تخصیص فرآیندها به نقش های مربوطه در پروژه ها
  • پیاده سازی فرآیندهای مختلف با استفاده از ماتریس های ساده
  • امکان تعریف فیلد های اطلاعاتی متناسب با هر فرآیند
  • امکان تعیین دسترسی به فیلدهای اطلاعاتی متناسب به نقش هر فرد و وضعیت فرآیند

ثبت ساعت های کارکرد (Time Sheets)

با استفاده از این ماژول کاربران می توانند زمان های کارکرد خود را به صورت هفتگی روی کارها گزارش کنند. این ابزار طوری طراحی شده است که به سادگی و در سریع ترین زمان بتوان اطلاعات را وارد کرد.

ویژگی های اصلی

  • جدول هفتگی برای ثبت ساعات کارکرد در هر فعالیت
  • نمایش ساعات کارکرد که از روش های دیگر روی فعالیت ها ثبت شده اند
  • قابلیت ثبت ساعات کارکرد توسط کارمندان و تایید توسط مدیران
  • قابلیت قفل شدن ساعات ثبت شده بعد از تایید

دانشنامه (ویکی)

دانشنامه از جمله امکاناتی است که با استفاده از آن می توان به سادگی دانش کسب شده در حین انجام کارها را ثبت، دسته بندی و بین افراد پروژه به اشتراک گذاشت.

ویژگی های اصلی

  • امکان ایجاد دانشنامه برای هر واحد سازمانی
  • ایجاد صفحه در ویکی مطابق با ساختار و استاندارد WikiPedia
  • امکان ثبت نسخه ها و سابقه هر صفحه ویکی
  • امکان مقایسه بین نسخه های هر صفحه در ویکی

سیستم هشداردهنده

تمام کاربران با توجه به دسترسی می توانند هشدار های مختلفی را تعریف کنند. هر هشدار از طریق ایمیل، اطلاع رسانی می شوند. به عنوان مثال هشدارها می توانند روی کارهای عقب مانده و ...

ویژگی های اصلی

  • ارسال هشدار از طریق ایمیل به یک یا چند نفر
  • تعریف سه نوع هشدار شامل تذکر، اخطار و هشدار
  • تنظیم شرایط اخطار در مورد فعالیت و واحد
  • پیکربندی زمان ارسال اخطار (به عنوان مثال دو روز قبل از سررسید کار)

تالار های گفتگو

تالارهای گفتگو سبب تسهیل ارتباطات در سازمان و واحدهای سازمانی می گردد. همچنین می توان با استفاده از آن مشکلات و مسایل به وجود آمده در انجام کارها را بین پرسنل واحد سازمانی مطرح کرده و جهت حل آنها از خرد جمعی استفاده کرد.

ویژگی های اصلی

  • امکان تعریف موضوعات مختلف در هر واحد سازمانی
  • امکان تعریف تالارهای زیر مجموعه در سطوح نامحدود
  • امکان تبادل نظر و گفتگو بین کاربران
  • امکان جستجو بین سوالات و پاسخ های مطرح شده
  • امکان تعریف دسترسی های مختلف (مانند ثبت نظر و ایجاد تالار گفتگو) به این ماژول

تابلو اعلانات

جهت ثبت اخبار یا اطلاعاتی کلی در سامانه کاربرد دارد. در واقع همانند تابلوی اعلانات سازمان عمل خواهد کرد.

اخبار

با استفاده از این ماژول می توان اخبار مربوط به هر واحد سازمانی یا کل سازمان را ثبت کرده و به اعضای سازمان اطلاع رسانی کرد.

ویژگی های اصلی

  • اطلاع رسانی خبرهای ثبت شده از طریق ایمیل یا پیامک
  • استفاده از اخبار به صورت مجزا در هر واحد سازمانی
  • امکان تعریف دسترسی های مختلف به ماژول اخبار
  • امکان افزودن نظر به خبرهای ثبت شده با توجه به سطح دسترسی