ویژگی یک نمودار گانت خوب؛ از یک نرم افزار گانت چارت چه انتظاری داریم؟
فرض کنید به عنوان یک مدیر پروژه در حال برنامه‌ریزی برای پروژه بعدی تیم‌تان هستید. یک لیست طولانی از مجموعه تمام کارهایی که جهت اجرای پروژه باید صورت گیرند، تهیه کرده‌اید و مدت زمان و مهلت انجام تمامی کارها را نیز پیش‌بینی نموده‌اید. اما دغدغه اصلی شما در این زمان این است که چگونه می‌توانید مدت زمان دقیق پایان پروژه توسط تیم تان را تعیین کنید. اینجا دقیقا جایی است که یک نمودار گانت (Gantt Chart) می‌تواند برای یک مدیر پروژه، بسیار موثر واقع گردد. نرم افزار مناسب با ارائه یک گانت چارت خوب به مدیران پروژه کمک می‌نماید تخمین واقع‌بینانه‌ای از مدت زمان لازم جهت اجرای پروژه و وضعیت اجرای آن داشته باشند.
نمودار گانت (Gantt Chart) چیست؟!
نمودار گانت ابزاری است که امکان نمایش گرافیکی تمامی کارهای (Tasks) پروژه را در بازه زمانی با مقیاس موردنظر ممکن می‌سازد. گانت چارت برای هر نوع پروژه‌ای در هر حوزه‌ای از آموزشی تا صنعتی کاربرد دارد.
نرم افزار ایجادکننده گانت چارت چه کمکی می‌کند؟
از آنجایی که می‌توان یک نمودار گانت را به سادگی بدون استفاده از نرم‌افزار و با استفاده از یک کاغذ و قلم نیز ایجاد کرد، شاید این سوال مطرح گردد که چرا به‌راحتی و بدون استفاده از نرم‌افزار این کار صورت نپذیرد؟ در پاسخ باید گفت آنچه اهمیت این قبیل نمودارها را برای مدیران افزایش می‌دهد امکان به‌روزرسانی و دریافت اطلاعات در قالب نمودار به صورت لحظه‌ای و آنلاین است. زمان این بروزرسانی نیز در صورت استفاده از نرم‌افزارهای ایجاد کننده گانت چارت به حداقل ممکن کاهش می‌یابد.
آنچه باید در یک نرم افزار گانت چارت (Gantt Chart) به دنبال آن باشیم
نرم‌افزارهای متعددی وجود دارند که قابلیت تولید گانت چارت یا ویرایش آن را فراهم کرده‌اند. براساس یادداشت بوگارد، یک نرم‌افزار تولیدکننده گانت چارت باید ویژگی‌هایی را پوشش دهد که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
واگذاری کارها (Tasks) به تیم یا اعضای پروژه با قابلیت بروزرسانی
بدیهی است که هر پروژه مجموعه‌ای از کارهایی است که پس از برنامه‌ریزی (Planning) به افراد یا تیم‌های پروژه واگذار می‌گردد. برای اینکه یک مدیر اطمینان یابد که آیا هر کار (Task) به درستی به فرد مربوطه واگذار شده و کسی که کار به وی واگذار شده به صورت واضح و مشخص می‌داند مسئولیت اجرای چه مجموعه‌ای از کارها را دارد، استفاده از نمودار گانت می‌تواند این نگرانی را مرتفع سازد.
در نرم افزار مدیریت پروژه سمین علاوه‌بر ایجاد نمودار گانت در هر پروژه، به‌راحتی می‌توان کارها را به افراد یا تیم‌ها واگذار نمود. در این مرحله امکان هر گونه تغییر از جمله ویرایش، ایجاد یا حذف نیز وجود دارد. همچنین امکان ارسال یادآور (Notifications & Reminders) به افراد درگیر در کار، باعث می‌شود که آنها از هر گونه تغییر در پیشرفت پروژه بصورت دائم آگاه باشند و در صورت نزدیک شدن به اتمام مهلت انجام کارها، زودتر از موعد، یادآور دریافت نمایند.
روابط وابستگی کارها (Task Dependencies)
امکان ایجاد انواع روابط بین کارها طبق استانداردهای مدیریت پروژه می‌تواند یک مزیت مهم گانت چارت باشد. این روابط عبارتند از رابطه‌ی Finish to Start، Start to Start، Start to Finish و Finish to Finish که می‌توان در یک گانت پویا به صورت آنلاین آنها را ترسیم کرد. امکان ایجاد تعریف این روابط، برنامه (Plan) شما برای اجرای پروژه را واقع‌بینانه‌تر می‌نماید و منجر به اجرای کارآمدتر جریان‌های‌کاری (Workflow) و برنامه پروژه می‌گردد.
کدگذاری رنگی در نرم افزار گانت چارت
همانطور که گفته شد نمودار گانت به شما یک تصویرکلی با جزئیاتی از تمامی کارهای پروژه، روابط بین آنها، اینکه چه فرد یا تیمی مسئول انجام چه کاری است، مدت زمان پیش‌بینی شده جهت اجرای کارها، حداکثر زمان ممکن جهت تاخیر در اجرای هر کار و منابع تخصیص شده به کارها نمایش می‌دهد. در صورتی که از قابلیت کدگذاری رنگی نرم افزار نیز استفاده نمایید می‌توانید با یک نگاه، به راحتی وضعیت کارها (Task Status) را ببینید.
این ویژگی باعث می گردد که فقط کارهایی را که می‌بایست، با جزئیات بررسی نمایید. این موضوع باعث صرفه جویی چشم‌گیری در زمان شما می‌گردد.
فیلترها و گزارش در نمودار گانت
ایجاد انواع فیلتر متناسب با نوع موجودیت (Entity) های فعال بر روی نمودار گانت یکی دیگر از قابلیت‌های بسیار مهم است که می‌تواند گزارش‌گیری را در لحظه فراهم کند. نرم افزار مدیریت پروژه سمین از جمله نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بوده که این ویژگی را به‌خوبی پیاده‌سازی کرده است.
با توجه به متفاوت بودن اندازه‌ی پروژه‌ها و اینکه در برخی پروژه‌های بسیار بزرگ، پیگیری وضعیت انجام کارها طبق برنامه از طریق نمودار گانت نیز ممکن است بسیار زمان‌بر باشد، قابلیت فیلتر نمودن بر روی نمودار گانت امکان پیگیری راحت کارها حتی بر روی پروژه‌های بسیار بزرگ و پیچیده نیز را ارائه می‌دهد.
همچنین شما می‌توانید حجم‌کاری هر عضو یا تیم پروژه را از طریق فیلتر نمودن مشخص نمایید و یا دریابید که فرد یا تیم موردنظر چند درصد طبق برنامه پیش‌رفته است و یا اینکه چه میزان از برنامه‌ریزی صورت‌گرفته، عقب افتاده است. امکان مشاهده ی وضعیت پیشرفت تمامی زیرپروژه‌های یک پروژه بر روی نمودار گانت (Gantt Chart) نیز از دیگر قابلیت هایی است که نرم افزار سمین به شما ارائه می‌دهد.