برای مشاهده یافته ها از کلید Enter و برای خروج از کلید Esc استفاده کنید.

پنج مزیت استفاده از نرم افزار مدیریت وظیفه

نرم افزار مدیریت وظیفه تأثیر مستقیمی بر بهره­‌وری، سازماندهی و رشد نهایی کسب و کار شما دارد. این نرم افزار اطلاعات را در یک مکان متمرکز جمع کرده و به کارمندان کمک می‌کند تا هر روز کارآمدتر کار کنند. پیاده‌­سازی نرم افزار مدیریت وظیفه در کسب و کار شما، ممکن است در ابتدا با مخالفت اولیه کارمندان روبه­‌رو شود که نگران جایگاه خود هستند. برای مقابله با این واکنش­‌ها، پنج مزیت اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت وظیفه را در ادامه ذکر کرده‌­ایم تا بتوانید دلیل انتخاب خود را با تیم در میان بگذارید.

۱- فعالیت سازمان را متمرکز می‌کند

نرم ­افزار مدیریت وظیفه به شما این امکان را می­‌دهد تا تمام فعالیت­‌های خود را در یک مکان، گردآوری کنید. این کار خطر حذف اطلاعات و یا از بین رفتن آن را کاهش می­‌دهد. همچنین می­‌تواند باعث افزایش راندمان کاری تیم شما شود. از طرفی، نرم ­افزار مدیریت وظیفه به شما این امکان را می‌­دهد تا تمام فعالیت‌های مربوط به مشتری را در کل تیم خود کنترل کنید. این بدان معناست که می‌توانید بر نحوه بررسی موثر و کارآمد درخواست‌ها نظارت کنید.

۲- کار تیمی را بهبود می­‌بخشد

متمرکز کردن فعالیت­‌ها و اطلاعات در یک مکان، این امکان را به تیم شما می‌دهد تا با مراجعه به منبع اطلاعاتی، از دانش موجود در سازمان استفاده کنند. اگر در جلسه‌­ای روی ایده خلاقانه­‌ای کار کرده‌­اید، می­‌توانید تمام ایده­‌های اصلی را در سیستم مدیریت وظیفه ذخیره کنید تا در هر زمان قابل دسترس باشد. این کار باعث افزایش سطح همکاری در کل تیم شما می­‌شود. زیرا ایده­‌های مشترک برای همه در هر زمان قابل دسترس است. همچنین تیم شما را تشویق می‌­کند تا اطلاعات ثبت شده توسط سایر همکاران را ببیند. در نتیجه، اگر نتایج مثبت باشد، دیگران نیز تشویق می‌شوند به روشی مشابه برای افزایش بهره­‌وری خود عمل کنند.

۳- نرم افزار مدیریت وظیفه موجب اولویت‌بندی کارها می‌شود

نرم افزار مدیریت وظیفه به کارمندان شما اجازه می­‌دهد لیستی از وظایفی که برایشان تعریف شده را مشاهده کنند. سپس به موثرترین حالت، کارهای خود را اولویت­‌بندی کنند. استفاده از نرم افزار مدیریت وظیفه به افراد این امکان را می‌­دهد تا در مهلت مقرر شده به کارها رسیدگی کنند. این نرم افزار، مهلت­‌ها، جلسات و سایر فعالیت­‌هایی را که از قبل وارد سیستم شده است، ذخیره می­‌کند. این کار به فرد کمک می­‌نماید تا زمان خود را به طور کارآمدتری مدیریت کند. همچنین این امکان را برای فرد فراهم می­‌کند تا چنانچه فرصت‌هایی برای بهبود و تسریع کار وجود دارد، این فرصت‌ها را برای مدیر خود آشکار سازد. اعضای تیم می‌توانند یک روش پیشگیرانه برای تفکیک و مدیریت بار کاری تیم به مدیر خود پیشنهاد دهند.

۴- نظارت بر عملکرد کارکنان را آسان می‌کند

یکی از بزرگ‌ترین مزایای نرم افزار مدیریت وظیفه این است که به شما این امکان را می­‌دهد تا زمانی را که هر کارمند برای انجام یک کار صرف می­‌کند نظارت کنید. این موضوع به چند دلیل مفید است. در وهله اول به شما اطلاعاتی می‌دهد که بتوانید کارایی افراد تیم را کنترل و در جلسات بررسی و ارزیابی استفاده کنید. همچنین اگر به نظر آید که پروژه­‌ای بیش از زمان مشخص شده کار می­‌برد، می­‌توان پشتیبانی مناسبی برای آن پروژه تامین کرد تا کار به بهترین نحو در مدت زمان مشخص شده انجام شود. دوم اینکه، به شما این امکان را می‌­دهد تا تلاشی را که تیم شما برای پروژه مشتری انجام می­‌دهند، به درستی قیمت­‌گذاری کنید. همچنین می­‌توانید از این اطلاعات برای تشخیص نقاط قوت و ضعف اعضای تیم خود استفاده کنید­. این اطلاعات می­‌تواند در آینده و هنگام جذب اعضای جدید نیز استفاده شود. از طرفی می­‌توانید از این اطلاعات برای تخصیص وظایف به افراد استفاده کرد. تخصیص کارهایی که فرد بیشترین بازده را در آن دارد، باعث می‌شود حداکثر بهره‌­وری را در کل تیم خود در هر زمان داشته باشید.

ثبت زمان
نمایش زمان های اظهار شده در نرم افزار مدیریت پروژه و سازمان سمین

 

۵- نرم افزار مدیریت وظیفه آنلاین، در هر زمان و مکان قابل استفاده است.

نرم افزار مدیریت وظیفه تحت وب، شما را ملزم می­‌کند تا به اینترنت متصل باشید. مزیت اصلی آن هم انتقال تیم خود به یک محل کار دیجیتالی است. شما می­‌توانید با وارد شدن به نرم افزار مدیریت وظیفه، به راحتی در هر زمان و مکان، اطلاعات به‌­روزرسانی شده توسط همکاران یا تیم تحت سرپرستی خود را مشاهده کنید. اگر با یک درخواست مشتری سر و کار دارید، می­‌توانید به سرعت و به آسانی، به جدیدترین اطلاعات دسترسی پیدا کنید تا به درخواست مشتری خود هرچه بهتر رسیدگی کنید. این فرصت، انعطاف‌پذیری بیشتری برای کارمندان شما ایجاد می­‌کند، از جمله کار در منزل و کار در سفر و حتی برگزاری جلسات در سفر.

نصب نرم افزار مدیریت وظیفه سمین، به بهبود روش‌های فعلی شرکت شما کمک می­‌کند. قدرت و اهمیت تحول شیوه‌های کاری در یک محیط  کار دیجیتالی، در این است که با افزایش کارآیی و بازده روزمره تیم، رشد بیشتری را در هفته­‌ها و ماه­‌های آتی در بر خواهد داشت.