مدیریت کارها یا وظایف چگونه بر تصمیم گیری مدیران و تیم ها اثر می‌گذارد؟
به عنوان یک رهبر یا مدیر، بخشی زیادی از مسئولیت شما حول محور تصمیم‌گیری برای تیم پروژه و کارها و وظایف آن خواهد بود. بخشی از این تصمیمات ممکن است پیرامون موضوعات کوچک و پیش پا افتاده باشد اما بخش زیادی از این تصمیمات پیرامون موضوعات مهم و بسیار تأثیرگذاری نظیر این است که آیا باید به اجرای این پروژه ادامه دهیم یا خیر؟ یا اینکه فرایندهایی جهت بهبود مشارکت تیمی نیاز به تغییر دارند؟ همانطور که می‌دانید تصمیم‌های بزرگتر، استرس و سردرگمی بیشتری را به همراه دارند. با توجه به آنچه گفته شد، در این بخش قصد داریم مزایایی را که مدیریت کار (Work Management) یا مدیریت وظایف (Task Management) برای فرآیند تصمیم‌گیری ایجاد می‌نماید، مرور کنیم.
اثر یکم: مدیریت کارها محتوای سلسله مراتبی ایجاد می‌نماید
براساس تحقیقاتی که تاکنون صورت گرفته است، بسیاری از افراد یا تیم‌ها در استفاده از تجربیات گذشته به عنوان ابزار راهنمایی جهت تصمیم‌گیری‌های جدید، عملکرد بسیاری ضعیفی داشته‌اند. یک پلتفرم مدیریت کار، به شما امکان مشاهده‌ی تجربه‌های قبلی را به راحتی می‌دهد. این امکان می‌تواند منجر به بهبود فرآیند تصمیم‌گیری شما گردد. اگر به یک تصمیم‌گیری واقع‌بینانه برای تعیین مهلت‌های زمانی برای تیم پروژه – در طول پروژه جدید / فعلی نیاز دارید – بهتر است گاه‌شمار (Timeline) پروژه‌های قبلی که مشابه پروژه جدید / فعلی هستند را با جزئیات بررسی نمایید. بررسی جزئیات پروژه‌های قبلی به شما این امکان را می‌دهد که با آگاهی بیشتر و معقولانه‌تر تاریخ‌های اتمام را در طول پروژه تعیین نمایید.
همواره این نکته را نیز به خاطر داشته باشید که تاریخ، بهترین معلم است و راهکار مدیریت کار نیز به شما کمک می‌کند ذهن‌تان را برای گوش دادن به آن، آموزش دهید.
اثر دوم: مدیریت کارها به‌جای غریزه بر روی حقایق متمرکز است
راهکار‌های مدیریت کار، حقایق را بر سر راه مدیران قرار می‌دهد. به آنها کمک می‌کند تا به جای تصمیم‌گیری بر اساس تصورات، بر مبنای حقایق و واقعیت‌ها تصمیم‌گیری نمایند. یک پلتفرم مدیریت وظایف قابل اطمینان، باید امکان ارائه‌ی گزارش‌ها با قابلیت شبیه‌سازی و سفارشی‌سازی را داشته باشد. این قابلیت به شما به عنوان رهبر تیم یا مدیر پروژه کمک می‌کند که اطلاعات موردنیاز جهت تصمیم گیری را در فرمت‌های مختلف و کارآمد داشته باشید. به عنوان مثالی از این دست گزارشات، می‌توان به گزارش‌گیری بر مبنای حجم کاری اشاره کرد؛ که هر یک از منابع و میزان کارهای تخصیص داده شده به آنها را با جزئیات نمایش می‌دهد.
در واقع این سبک گزارش‌سازی که توسط پلتفرم مدیریت کار یا مدیریت وظایف امکان‌پذیر می‌شود، به شما کمک می‌کند که دقیقاً بر روی اطلاعاتی که موردنظر شماست تمرکز کرده و جزئیات آنها را فقط بررسی نمایید. این قابلیت، یکی از ویژگی‌های پراهمیت نرم افزار مدیریت کار و وظایف آنلاین سمین می‌باشد که با امکان ساخت انواع گزارشات در فرمت‌های مختلف، شما را در فرایند تصمیم‌گیری/ تصمیم سازی به عنوان یکی از تاثیرگذارترین فرایندهایی که مدیران پروژه همواره با آن روبه رو هستند، یاری می‌نماید.
اثر سوم: مدیریت کارها، ارتباطات را متمرکز می‌کند
تصمیم‌های شما به عنوان یک مدیر یا رهبر، بر روی کل تیم‌تان تأثیر می‌گذارد. ممکن است هنگام تصمیم‌گیری پیشنهادها و ایده‌های مختلفی دریافت نمایید که فرایند تصمیم‌گیری را برای شما تسهیل نماید. یک پلتفرم مدیریت کار مانند نرم افزار آنلاین مدیریت کارهای سمین می‌تواند فضایی را به شما اختصاص دهد که یک کار (Task) یا پروژه (Project) ایجاد نمایید و افرادی را که می‌خواهید از نظرات و پیشنهادات آنها بهره‌مند گردید در آن پروژه عضو نموده (در صورتی که کار (Task) وجود داشته باشد، کار را به آنها واگذار نمایید) و درخواست کنید نظرات و پیشنهادهای خود را ثبت نمایند. سپس می‌توانید از قابلیت وزن‌دهی کارها یا پروژه‌ها در نرم‌افزار سمین، جهت وزن‌دهی و اولویت‌بندی راهکارها و ایده‌ها استفاده کنید. همچنین می‌توانید قابلیت گزارش‌سازی پویا را در جهت ساخت انواع گزارشات به منظور دستیابی به اطلاعات موردنظرتان به‌کار ببندید. بنابراین این قابلیت به شما امکان متمرکز کردن ارتباطات و تسهیل آن را می‌دهد.
اثر چهارم: مدیریت وظایف، یک برنامه‌ی قابل تکرار جهت موفق شدن ایجاد می‌نماید
شغل یا موقعیت کاری شما می‌تواند استرس‌زا باشد و مسئولیت ناشی از تصمیم‌گیری‌ها نیز استرس کار شما را افزایش خواهد داد. براساس یک مقاله درباره دلایل استرس مدیران، تصمیم‌گیری یکی از مهم‌ترین عوامل افزایش استرس در بین مدیران / رهبران است. زمانی که بر روی یک پروژه در موقعیتی قرار گرفته‌اید که به سختی تصمیم‌گیری نموده‌اید، ثبت تجربه و برنامه‌ای که برای آن پروژه به کار گرفته‌اید به شما در پروژه‌های مشابه در آینده کمک می‌نماید. این کمک باعث می‌شود که بدون نیاز به سپری نمودن فرآیند سخت تصمیم‌گیری فقط با اندکی تغییر، کارآمدترین تصمیم یا انتخاب را داشته باشید.
بهترین استراتژی، به‌کارگیری سیستم‌ها و فرآیندها است. راهکارها و فرآیندهایی که برای هر پروژه تعیین و به‌کار گرفته شده و موثر نیز واقع شده است را به عنوان قالب‌های آماده (Templates) تهیه و برای پروژه‌های مشابه آینده استفاده نمایید.
یک راهکار مدیریت کار مانند نرم‌افزار تحت وب سمین این امکان را به شما می‌دهد که بنا بر پروژه‌های تاکنون اجرا شده قالب‌های مختلف تهیه و برای پروژه‌های آینده در حوزه‌های مختلف استفاده نمایید. در واقع سمین مرحله برنامه‌ریزی و هماهنگی لازم برای پروژه را در این سطح تا حد امکان تسهیل می‌نماید.
جمع‌بندی محتوا
همانطور که گفته شد مدیران با وجود مسئولیت‌های بسیاری که دارند، تصمیمات آنها بار سنگینی بر دوش آنها می‌گذارد. در اینجا استفاده از برخی ابزارها یا پلتفرم‌ها می‌تواند سختی فرآیند تصمیم‌سازی و در نتیجه، پیامدهای آن را تا حد قابل تأملی کاهش دهد. در نهایت و به طور کلی می‌توان بیان کرد استفاده از یک راهکار جامع مدیریت کار مزایای زیر را برای مدیران و سازمان به همراه خواهد داشت:
- ایجاد محتوای سلسه مراتبی در فرایند تصمیم گیری
- هدایت مدیران با حقایق به جای تصورات
- متمرکز سازی ارتباطات
- ایجاد یک برنامه‌ی قابل تکرار (برنامه ی موفق) برای موفق شدن
منابع
۱- Wrike