برای مشاهده یافته ها از کلید Enter و برای خروج از کلید Esc استفاده کنید.

آیا کسب و کار غیر نرم افزاری هم می‌تواند از مدیریت پروژه چابک استفاده کند؟

چابک واژه‌ای است که این روزها در صنایعی که وابستگی بیشتری به تکنولوژی دارند به‌کار برده می‌شود. رویکردهای مدیریت پروژه چابک در یک دوره زمانی فقط به پروژه‌های نرم افزاری محدود بودند. با این‌حال، در حال حاضر این رویکردها می‌توان هم برای صنایع و پروژه‌های وابسته به فناوری اطلاعات و هم برای پروژه‌های فعال در سایر صنایع کاربرد دارند. در واقع می‌توان گفت از رویکردهای چابک برای مدیریت طیف گسترده‌ای از حوزه‌ها نظیر حوزه‌های فرآیندی، جلسات، کسب و کارها و حتی مدیریت منابع انسانی نیز می‌توان استفاده نمود.

گام‌های عملی برای پیاده‌سازی فرآیند چابک در یک سازمان Non-IT

رویکردهای چابک روز به روز محبوب‌تر می‌گردند و شرکت‌هایی به جز شرکت‌های فعال در حوزه فناوری اطلاعات و نرم افزار نیز تمایل دارند از این رویکردها استفاده کنند. قبلا در یادداشتی، مدیریت پروژه چابک را بررسی کردیم و تفاوت‌های آن با رویکردهای پیشین را برشمردیم؛ اما اکنون در محتوای پیش روی شما به بررسی مدیریت چابک در شرکت‌هایی می‌پردازیم که خارج از کسب و کار فناوری اطلاعات هستند. منظور از شرکت‌های «غیر فناوری اطلاعات» شرکت‌هایی است که این ویژگی‌هایی را داشته باشند:

  • نرم افزار، فناوری اطلاعات و خدمات دیجیتالی هسته اصلی کسب و کار آنها نیست.
  • در صورتی‌که مهارت و دانش اعضای سازمان در حوزه فناوری اطلاعات در حد آگاهی به استفاده از نرم‌افزارهایی مانند مجموعه Office باشد، کفایت می‌کند.
  • نقش‌هایی مانند مالک محصول، رهبر اسکرام و تیم تولید و توسعه (نقش‌های اصلی در متدولوژی اسکرام) در شرکت یا بخش موردنظر وجود نداشته باشند.
  • به جای ساختارهای مسطح و یا تیم‌های چند وظیفه‌ای، ساختارهای سلسله‌مراتبی در شرکت وجود داشته باشد.

در ادامه براساس مقاله کریستین هوگر در سایت موسسه PMI، به گام‌هایی اشاره می‌کنیم که می‌تواند این شرکت‌ها را در اجرای رویکردهای چابک کمک نماید.

۱- آگاه‌سازی افراد درباره ماهیت چابکی و رویکرد چابک

چابکی یک اسم نیست بلکه صفت است و می‌توان گفت فرآیندها، رویکردها و متدولووژی‌ها می‌توانند چابک باشند. در واقع می‌توان گفت در رویکرد چابک شما به جای پیش بینی و برنامه ریزی برای سفارشی سازی همه بخش‌های قابل تحویل محصول، فقط برخی بخش‌ها را نیازسنجی و پیش‌بینی می‌کنید. در ادامه، پس از تحویل این بخش‌ها و بحث و بررسی پیرامون بازخوردهای دریافتی، نسبت به سفارشی‌سازی سایر بخش‌های قابل تحویل محصول اقدام خواهید کرد.

۲- تعیین کنید چرا در سازمان تان به استفاده از چارچوب چابک نیاز دارید

هدف یک رویکرد چابک، کمک به سازمان برای رسیدن هرچه سریعتر به اهداف و ارزش‌های سازمانی است. درصورتی‌که جهت دستیابی به اهداف‌تان نیاز به برنامه از‌پیش‌مشخص‌شده و ثابت ندارید و نسبت به تغییرات مداوم و پیوسته سازگاری دارید، رویکرد چابک یک رویکرد مناسب برای سازمان شما خواهد بود. در غیر این‌صورت، یعنی هنگامی که به برنامه ازپیش‌تعیین‌شده نیاز دارید و حوزه کاری منعطف و قابل تغییر، با بحث و بررسی نیست، رویکردهای پیش‌بینی‌کننده نظیر روش آبشاری، رویکردهای مناسب‌تری هستند.

۳- رویکرد مناسب را انتخاب کنید

یکی از تفاوت‌های اصلی رویکردهای پیش‌بینانه با رویکردهای چابک در برنامه‌ریزی است. در رویکردهای پیش‌بینانه ابتدا برنامه‌ریزی کامل برای پروژه صورت می‌گیرد و سپس اجرا شروع می‌گردد. درصورتی‌که در رویکردهای چابک، برنامه قبل از هر مرحله اجرا (قبل از اجرای هر اسپرینت)، بازبینی و در صورت نیاز تغییر داده می‌شود. قبلا در اینجا راجع به آن صحبت کرده‌ایم.

۴- فرآیند مدیریت پروژه چابک را ادامه دهید

در صورتی که رویکرد چابک را جهت اجرای فعالیت‌ها در سازمان خویش انتخاب نمودید، بهتر است در ابتدا بدون هیچ‌گونه تغییر و سفارشی‌سازی، تمامی قواعد رویکرد را مطابق الگوی توصیه شده اجرا نمایید. همچنین در نظر داشته باشید در رویکرد چابک، در صورتی‌که تمامی افرادی که در اجرای فرآیندهای چابک درگیر هستند، درک درستی از رویکرد چابک و چابکی داشته باشند، می‌تواند به اجرای کارآمد فرایند منجر گردد.

معمولاً این نظر وجود دارد که رویکردهای چابک تماماً مبتنی‌بر یک ذهنیت هستند و شما همیشه باید از درک این ذهنیت استفاده کنید به‌جای‌اینکه رویکرد را به کار ببندید. در واقع می‌توان گفت بین اجرای کارها به سبک چابک و چابک بودن تفاوت وجود دارد. حتما قدری طول می‌کشد که همه تیم شما اهمیت پازل‌های فرآیندهای چابک را درک کنند، با این حال باید مقاومت کرد و به فرآیند چسبید! پس در برابر پیشنهادهایی شبیه به توقف جلسات سرپایی (Stand up meetings) یا روی‌آوردن به برنامه‌های انفرادی مقاومت کنید.

۵- از تیم خود مراقبت کنید

گوش دادن به اعضای تیم و دریافت بازخورد از آنها یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی است که منجر به اجرای کارآمدتر فرایند می‌گردد. زیرا دریافت بازخورد از اعضای تیم و برگزاری جلسات بازنگری باحضور رهبر اسکرام، مالک و ذی‌نفعان محصول و تیم تولید و توسعه می‌تواند در اصلاح بک لاگ های اسپرینت (Sprint Backlogs) و در نتیجه، دریافت خروجی‌ها مطابق با انتظارات ذینفعان بسیار مؤثر واقع شود.

۶- برخی از مشکلات احتمالی را در نظر بگیرید

هر یک از مشکلات زیر می‌تواند منجر به عدم اجرای درست و کارآمد رویکرد چابک گردد:

  • نداشتن دانش کافی درباره متدولوژی مورد استفاده
  • نداشتن برنامه شفاف و مشخص
  • تغییرات خیلی سریع فرآیندها
  • نداشتن ابزار و نرم افزار جهت اجرای فرآیند
  • نداشتن قدرت تصمیم‌گیری تیم در سطح پروژه
روش اسکرام و روش کانبان در نرم افزار مدیریت پروژه سمین
بردهای اسکرام و کانبان در ماژول مدیریت چابک نرم افزار سمین

ارزشش را دارد؟!

در پایان می‌توان گفت اجرای فرایندهای مدیریت پروژه چابک نیز چالش‌های مختص به خود را دارد. به عنوان مثال پذیرش تغییرات پیوسته یکی از مهم ترین این چالش‌ها خواهد بود. همچنین توسعه فرآیند چابک و بومی‌شدن تفکر چابک نیازمند متعهد بودن مجریان، در نقش‌های مختلف است که این موضوع نیز می‌تواند در برخی سازمان‌ها یک چالش بزرگ محسوب گردد. در صورتیکه چابکی به جزئی از فرهنگ سازمان تبدیل شود منافع زیر را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد:

  • مدیریت بهتر تیمی
  • افزایش تمرکز بر روی خروجی‌ها و افزیش کارایی
  • بهبود زمان ورود به بازار محصول
  • بهبود کیفیت نیازسنجی صورت گرفته از نیازمندی‌های محصول

توصیه ما به شما این است جهت نهادینه نمودن این موضوع در سازمان تان باپروژه‌های کوچک و ساده شروع کنید. در ادامه، زمانی که تفکر و رویکرد چابک به عنوان یک بخش اساسی فرهنگ سازمانی پذیرفته شد، شروع به اجرای پروژه‌های پیچیده‌تر کنید. نرم افزار مدیریت پروژه سمین به شما در پیاده‌سازی فرآیندهای مدیریت پروژه چابک مبتنی‌بر اسکرام و کانبان کمک می‌کند.