برای مشاهده یافته ها از کلید Enter و برای خروج از کلید Esc استفاده کنید.

ده استراتژی برای مدیریت بهتر تیم های مجازی

اگر یک یا چند تیم مجازی را مدیریت می‌کنید، بدانید که روند کنونی دنیا به همین سمت است. گزارش نیروی کار ۲۰۲۰ مدعی است که ۸۳ درصد از مدیران اجرایی قصد دارند استفاده از مشاوران یا کارمندان غیرمتمرکز را در طول سه سال آینده افزایش دهند. تیم‌های مجازی می‌توانند یک چالش برای مدیریت باشند زیرا مدیر باید فرهنگ شرکت را از راه دور ایجاد کند. در اینجا ده استراتژی برای ساخت موفق یک تیم مجازی ارائه می‌شود که می‌توانند بلادرنگ اجرا شوند.

۱- سیستم‌های کاری تعریف کنید

افراد مختلف روش‌های مختلفی برای انجام کارها دارند. تنظیم استانداردها می‌تواند زمان مورد نیاز برای رسیدن به نتیجه مطلوب را کوتاه کند. با تعیین استانداردها و تعریف سیستم‌های کاری تکراری، تیم معمولاً پرسش‌های کمتری دارد و نسبت به مدت زمانی که برای انجام وظایف تعیین شده است، احساس بهتری پیدا می‌کند. این سیستم‌های کاری باید هم استانداردسازی شوند تا حداکثر اثربخشی را داشته باشند و هم مناسب باشند تا آزادی لازم برای تکمیل کار با بهترین توانایی فرد فراهم شود.

۲- ایجاد چندین ابزار ارتباطی

مزایای ایجاد ابزارهای ارتباطی چندگانه دو مورد است. اول از همه، تیم شما راهی برای برقراری ارتباط مستقیم و بلافاصله با فرد موردنظر دارد. دوم، فرآیندهایی مانند آنچه که باید برای تماس‌های کنفرانس، ضبط صفحه نمایش و غیره استفاده شود را یکپارچه می‌کند. روشن است که چه ابزاری برای چه چیزی استفاده می‌شود، که به ایجاد آن احساس درونی باهم‌بودن کمک می‌کند.

۳- زمان‌بندی و برنامه‌ریزی منظم جلسات

برنامه‌ریزی جلسات توجیهی همزمان به ایجاد یک روال عادی کمک می‌کند. روال‌های عادی چیزی را برای تیم فراهم می‌کنند که به آن عادت دارند و با آن آشنا هستند. در عوض این کار باعث می‌شود که تیم احساس راحتی کند و استرس کاهش یابد. تماس‌های ویدئویی یکی از بهترین راه‌ها برای به حداکثر رساندن بهره‌وری هستند، زیرا آنها احساس حضور در دفتر کار معمول در دنیای حقیقی را بازسازی می‌کنند که تیم مجازی از آن بی‌بهره است.

۴- تحویل‌دادنی‌های روشن و دقیق داشته باشید

گفتن اینکه «این کار را انجام دهید» معمولاً روش محبوبی برای مدیریت تیم‌ها نیست. برخی مدیران از دادن دستورالعمل‌های با جزئیات زیاد خودداری می‌کنند اما شاید بهتر باشد توصیف دقیق‌تری از وظایف با مثال‌هایی از نتیجه نهایی ارائه شود. به تیم این آزادی را بدهید که آن را اجرا کند برخلاف اینکه دستورالعمل کمتری داشته باشد و مجبور باشد با سوءتفاهم‌های احتمالی مقابله کند!

۵- مطمئن شوید که ساعات کاری با هم همپوشانی دارند

صرف‌ نظر از اینکه اعضای تیم شما در چه منطقه زمانی به‌سرمی‌برند، داشتن حداقل ۳ تا ۴ ساعت در روز که اکثر اعضای تیم در آن زمان آنلاین هستند، توصیه می‌شود. حتی اگر برخی از اعضای تیم برای انجام وظایف به یکدیگر نیاز نداشته باشند، آنلاین بودن همزمان، تیم را به هم نزدیک‌تر کرده و سریع‌ترین راه‌حل حل مسائل و مشکلات است.

۶- یک محیط کاری حرفه‌ای برای تیم مجازی ایجاد کنید

پوشش و لباس حرفه‌ای و محیط کار بدون حواس‌پرتی بخشی از هر فرهنگ شرکتی است. علاوه بر این، تنظیم استانداردهای حرفه‌ای به کارآمد بودن کمک می‌کند و افراد را در طرز فکر درست قرار می‌دهد.

۷- به‌جای چت و ایمیل، از مکالمه (ترجیحاً تصویری) استفاده کنید

نرم‌افزارهای پیام‌رسان و ایمیل در دسترس همه هست. بنابراین در هر زمان که چیزی برای بحث کردن وجود دارد، چت و ارسال ایمیل اولین راهکار وسوسه‌کننده است اما این امر به‌راحتی می‌تواند منجر به سوءتفاهم شود! در تیم‌های مجازی، تماس‌های تصویری یا دست‌کم همان تماس‌های صوتی معمولی، چیزی بیش از یک راه برای اجتناب از سوءتفاهم هستند. آنها اعضای تیم را در سطح شخصی‌تری به هم وصل می‌کنند.

۸- افراد مناسب را برای همکاری با آنها پیدا کنید

همه برای دورکاری آماده نیستند و همه با شخصیت تیم مجازی شما تناسب لازم را ندارند. چند تست شخصیت حرفه‌ای وجود دارد و آنها می‌توانند راهی خوب برای تعیین اینکه آیا کسی مناسب است یا خیر، باشند.

۹- یک سیستم شایسته‌ سالاری ایجاد کنید

شایسته‌ سالاری – یا فرآیند پاداش دادن و به رسمیت شناختن افراد براساس مهارت‌هایشان – افراد را تحریک می‌کند که بیشتر و بهتر کار کنند. دقت کنید که برای تحریک تیم خود و بهتر مشخص کردن اعضای تیم که می‌توانند مسئولیت بیشتری برعهده بگیرند، سیستم‌های پاداش تعیین کنید.

۱۰- از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید

ابزارهای مدیریت پروژه می توانند برای پیگیری ددلاین‌ها یا موعد کارها ایده‌آل باشند. آنها همچنین هشدارها و یادآورها را برای بازه‌های مشخص‌شده زمانی ارسال می‌کنند و به شما چشم‌اندازی جامع و سریع از آنچه باید به‌طور روزانه، هفتگی یا ماهانه توسط افراد انجام شود، ارائه می‌دهند.

 

پی‌نوشت: این مطلب، ترجمه نسبتا کاملی از این یادداشت است.