• صفحه نخست
  • سامانه مدیریت پروژه
  • راهنمای کاربران سامانه
  • مدیریت کارها و فعالیت‌ها
  • ایجاد و بروزرسانی کارها

ایجاد و بروزرسانی کارها

برای ایجاد کارجدید ابتدا بایستی یکی از پروژه‌های موجود انتخاب شود. (در صورت عدم تعریف پروژه به فصل پنجم راهنما مراجعه کنید) پس از آن به تب کارها | کارجدید مراجعه کنید. تصویر ‌2 1 صفحه نمایش فرمی را تشکیل می‌دهد که کاربر برای ایجاد کار جدید از آن استفاده می‌کند.

 

در ادامه به توضیح اجزای فرم پرداخته می‌شود. در سامانه مدیریت پروژه، نام فرآیند برای تعیین نوع کار استفاده می‌شود، به صورت پیش‌فرض نرم‌افزار فرآیندهای ذیل رtask update1ا اضافه می‌کند. 
شما می‌توانید فرآیندها را در مدیریت سامانه | فرآیندها حذف یا تغییر دهید 
گزینه محرمانه برای مواردی بکار می‌رود که می‌خواهید کارها فقط برای شما و گروهی که در آن عضو هستید نمایان شود. اما در صورتی که پروژه هم خصوصی باشد آن کاربر باید در پروژه عضو باشد.
عنوان کار ایده اصلی را راجع به کار بیان می‌کند و مانند موضوع ایمیل، باید خلاصه بوده و مبهم و طولانی نباشد. چون فرآیند و عنوان کار (در کنار شناسه عددی منحصر به فرد) برای کاربران در صفحات سامانه مدیریت پروژه نمایان است، بنابراین انتخاب عنوانی مناسب برای کار بسیار مهم است. 
در بخش توضیحات نیازی به شرح نیست، می‌توانید متن را قالب بندی کنید و با کلیک کردن بر لینک قالب بندی متن از امکانات بیش‌تری استفاده کنید. 
فیلد وضعیت، وضعیت کار در فرآیند مربوطه را نشان می‌دهد. مانند اینکه فعال است یا خیر، کسی بر روی آن کار می‌کند یا خیر، آیا مورد تأیید مدیر رسیده است یا خیر. وضعیت جدید به‌طور پیش فرض انتخاب می‌شود. پیش فرض وضعیت جدید و نیز وضعیت‌های در دسترس و ترتیب آن‌ها را می‌توان در مدیریت سامانه | وضعیت کارها تغییر داد. 
در فیلد اولویت می‌توان مشخص کرد که کار تا چه حد فوری و مهم است. مقادیر این فیلد هم در مدیریت سامانه| دسته بندی‌ها و مقادیر هستند. حتی می‌توان مقادیر پیش فرض را انتخاب نمود. 
در فیلد واگذار شده نام کاربری انتخاب می‌شود که برای انجام کار پاسخ گو خواهد بود. تنها امکان انتخاب اعضایی از پروژه که قابلیت واگذاری فعالیت را دارند وجود دارد. این بدین معنا است که اگر شما می‌خواهید کاری را به کسی واگذار کنید باید اول آن شخص را به عنوان یک عضو به آن پروژه اضافه کنید. (این کار را می‌توان در تب اعضا، در قسمت تنظیمات پروژه‌ها انجام داد).
اگر بخواهیم برای کارها، زیرکار تعریف کنیم بعد از ایجادکار پدر، درقسمت بیشتر افزودن زیر کار را انتخاب می‌کنیم. 
فیلدهای تاریخ شروع و تاریخ سررسید، محدوده زمانی که کار باید انجام شود را در بر می‌گیرد. اگر هر دو فیلد تعیین شده باشند برای نمایش کارها در نمودار گانت و تقویم بکار می‌روند. تاریخ سررسید برای فرستادن ایمیل یادآوری استفاده می‌شود البته در صورتی‌که متن ایمیل تعیین شده باشد.
فیلد زمان برآوردی، برای تعیین تعداد ساعاتی که طول خواهد کشید تا کار انجام شود کاربرد دارد. این فیلد به خصوص در مواردی مفید است که شما از ماژول پیگیری زمان استفاده می‌کنید، در این مورد، به شما این قابلیت را می‌دهد تا زمانی را که برای یک کار صرف شده را کنترل کنید. معمولاً نباید زمان برآوردی را برای یک کار تعیین کنید مگر اینکه به شما واگذار شده باشد یا اینکه شما مدیریت کسی که این کار به او واگذار شده را برعهده دارید.
% انجام برای نشان دادن درصدی از کار است که انجام شده است. پس اگر تاریخ شروع تعیین شده باشد باید مقدار آن 0 درصد باشد و اگر تاریخ سررسید مشخص شده باشد باید مقدار آن 100% باشد. این فیلد هم چنین برای نشان داردن درصد پیشرفت پروژه در چشم انداز کاربرد دارد. تعداد زیادی فایل پیوستی را پشتیبانی می‌کند. هم چنین هر فایل می‌تواند توضیحاتی را هم به همراه داشته باشد. اندازه هر فایل پیوستی را در مدیریت سامانه | تنظیمات | عمومی می‌توان تغییر داد. همیشه به یاد داشته باشید که همراه با فایل پیوست شده، توضیحاتی را هم بیاورید.
اگر شما کاری را رویت کنید، قادر خواهید بود:

  • لیستی از کارهایی که رویت می‌کنید را در صفحه خود مشاهده کنید.
  • از هر تغییری که در کار اعمال می‌شود آگاه شوید. (اگر آگاهسازی ایمیل فعال و پیکربندی شده باشد).

زمانی که کار جدیدی را ایجاد کردید، می‌توانید در چک باکس همکارانی که عضو پروژه هستند را اضافه نمایید. تصویر زیر لیستی ازافرادی که برای اضافه کردن، فعال هستند را نشان می‌دهد.

task update 2

زمانیکه کار جدیدی را ایجاد می‌کنید بر روی دکمه ایجاد کلیک کنید و یا می‌توانید برای برگشتن به فرم کار جدید ایجاد و ادامه را انتخاب کنید.
در صورتی‌که می‌خواهید در کاری تغییراتی ایجاد کنید بر روی دکمه بروز رسانی کلیک کنید.
دکمه پیش نمایش برای پیش نمایش توضیحات کارها به ویژه چگونگی قالب بندی ویکی بکار می‌رود.
برای پیکر بندی موارد خاصی از جمله: کدام فیلد در فرم کار باید الزامی باشد، یا وضعیت کارهای فقط خواندنی، نقش اعضا و پیگردها به مدیریت سامانه | گردش کار | دسترسی فیلدها بروید.

صفحه کار

زمانی که کاری را ایجاد کردید، به صفحه‌ای که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، هدایت خواهید شد:

task update3

هدف این صفحه فقط نشان دادن اطلاعاتی درباره کار نیست، بلکه همه مستنداتی که برای کارکردن به آن نیاز دارید در اختیار شما قرار می‌دهد. تمام محتوای مربوط به کار درون بلوک واقع شده است.
در انتهای صفحه، سابقه را می‌بینید که شامل لیستی از تغییراتی است که بر کار اعمال شده و اطلاعاتی را درباره اینکه چه کسی در چه زمانی چه تغییراتی را ایجاد کرده است؟ در بر می‌گیرد.

زیر کارها

بعد از ایجاد یک کار، در گوشه سمت چپ با انتخاب گزینه بیشتر می‌توانید، زیر کار اضافه کنید. این لینک شما را به فرم کارجدید، که فیلد کار پدر آن از قبل پر شده است خواهد برد. به عبارت دیگر، یک راه کوتاه برای اضافه کردن زیرکار می‌باشد.

 

به بیان ساده با استفاده از زیرکار می‌توان ساختار شکست کار پروژه را ایجاد کرد. لازم به ذکر است تاریخ شروع (اولین روز استفاده می‌شود)، پایان تاریخ سرtask update4رسید (آخرین روز استفاده می‌شود) و درصد انجام کار (با محاسبه درصد انجام شده زیر کارها استفاده می‌شود) و در برآورده زمانی (مجموع برآوردهای زمانی استفاده می‌شود) سامانه مدیریت پروژه اجازه تنظیمات مقادیر ذکر شده را درکار پدر نمی‌دهد.

بروز رسانی کارها

برای بروز رسانی اول نیاز است تا روی دکمه بروز رسانی کلیک کنید، که درقسمت بالای سمت چپ صفحه کارها واقع شده است (در منوی متنی). فرم بروز رسانی باز خواهد شد و به صورت تصویر ‌زیر است.

task update5

اکثر فیلدهای فرم به‌روزرسانی، قبلاً برای شما توضیح داده شده‌اند. فیلد توضیحات را برای حفظ فضا می‌توان با کلیک بر روی قلم پنهان کرد. تنها فیلد جدید، فیلد یادداشت است (که همانند بخش توضیحات است و فرمت ویکی را هم قبول می‌کند)، یادداشت محرمانه (که اگر مشخص شده باشد، این یادداشت‌ها فقط برای کسانی نمایان می‌شود که اجازه دیدن یادداشت محرمانه را داشته باشند).

تصویر ‌2 19- یادداشت محرمانه
این فیلد برای اضافه نمودن یادداشت بر روی کار استفاده می‌شود. همانطور که در تصویر مشاهده می‌کنید یادداشت‌های محرمانه یک خط قرمز در کنار خود دارند. در انتهای سمت چپ، انتخاب‌های دیگر به شما این اجازه را می‌دهد تا یادداشت خود را ویرایش کنید (در صورتی که اجازه ویرایش خود را داشته باشید) و مورد بعدی به شما این امکان را می‌دهد تا بر روی نظرات نقل قول کنید، لازم به ذکر است که سامانه مدیریت پروژه از بروز رسانی گروهی کارها هم پشتیبانی می‌کند

بروز رسانی گروهی کارها

برگردیم به فهرست کارها، اگرشما بر روی هر کار کلیک راست کنید فهرستی را به شما نشان می‌دهد همان طور که در تصویر زیر می‌بینید.

task update6

چنانچه می‌خواهید به‌طور همزمان چندین کار را تغییردهید، بروز رسانی از طریق آیتم‌های این فهرست مناسب‌تر است. آیتم‌های این فهرست فرم ویرایش گروه را در مدت زمانی کوتاه برای شما فعال می‌کند. این فرم شبیه فرم ویرایش کار می‌باشد، اما تغییراتی که در اینجا صورت می‌گیرد بر روی چند کار اعمال می‌شود.

دریافت اطلاعtask update7 رسانی

کاربران مختلف ممکن است به کارهای مختلفی دسترسی داشته باشند ولی با توجه به تنظیماتی که انجام داده‌اند (به پست مرتبط مراجعه شود) تغییرات همه موارد برای آن‌ها، ایمیل اطلاع رسانی ارسال نشود یا بخواهند فقط از موارد خاصی ایمیل اطلاع رسانی دریافت کنند. در هر صورت در سامانه مدیریت پروژه امکانی فراهم شده است که با استفاده از آن می‌توان اطلاع رسانی‌های کارهای خاصی را دریافت کرد. برای این مورد کافی است دکمه رویت شده در منوی بیشتر در صفحه هر کار انتخاب شود در این صورت ایمیل‌های مربوط به کار به‌روزرسانی های کار برای فرد ارسال می‌شود.

ادغام کردن کارها

در پروژه‌های مختلف کارهای مختلفی تعریف می‌شود برخی از موارد ممکن است کارهایی به صورت تکراری ایجاد شوند در این صورت می‌توان دو کار مشابه را با یکدیگر ادغام کرد. با استفاده از ادغام کردن یکی از کارها مختومه شده و توضیحات و نظرات مربوط به کار بسته شده در کار باز نمایش داده می‌شود. برای ادغام کردن کافی است در صفحه کاری که قرار است مختومه شود از منوی بیشتر روی دکمه‌ی ادغام کردن کلیک کرد. در این صورت فیلدی نمایش داده می‌شود که باید در آن کار اصلی را (کار باز) انتخاب کرد. در این صورت دو کار با یکدیگر ادغام شده و یکی از کارها مختومه می‌شود.

task update8

برچسب ها: بروزرسانی, کار, ایجاد