سیستم مدیریت امور و کارهای ارجاعی تاسیسات دانشگاه

سیستم مدیریت امور و کارهای ارجاعی تاسیسات دانشگاه:
با توجه به اهمیت بالای گزارش دهی و انجام به موقع کارها در تاسیسات یک دانشگاه و همچنین اهمیت ثبت تمامی جزئیات مربوط به کارها و نحوه ی انجام کار توسط کارمندان تاسیسات و یا پیمانکارها ، سیستم مدیریت امور و کارهای ارجاعی تاسیسات دانشگاه جهت اجرایی نمودن این مهم در نظر گرفته شده است.
به منظور روشن تر شدن عملکرد سیستم به عنوان مثال روال کامل ارجاع کار در تاسیسات خوابگاه یک دانشگاه آورده شده است، بدیهی است که این روال برای هر سازمان دیگری نیز قابل تعمیم می باشد:
ابتدا مسئول ساختمان  یا مسئول خوابگاه درخواست های خود را همراه با توضیحات و مستندات لازم در سیستم ثبت نموده و آنها را به مسئول تاسیسات اداره واگذار می کند تا اقدامات لازم را انجام دهد.
درخواست های مسئول ساختمان و مسئول خوابگاه برای مسئول تاسیسات اداره ارسال شده و وی با توجه به موارد گزارش شده، هر درخواست را به پیمانکار مربوطه ی خود یا کارمند تاسیسات مربوط به این کار ارجاع می دهد. بعد از این اقدام، هر پیمانکار یا کارمند تاسیسات از اموری که باید انجام دهد (به همراه جزئیات کار محول شده) آگاه شده، با بررسی کار محول شده جهت انجام آن اقدام نموده و با مراجعه به محل، کار محوله را انجام می دهد. پس از اتمام کار، می تواند در سیستم وضعیت کار را ( انجام کار یا عدم انجام کار) مشخص و توضیحات و مستندات لازم را نیز برای آن در سیستم ثبت نماید. همچنین بررسی تأیید انجام کار را به مسئول ساختمان واگذار نموده و مسئول خوابگاه را نیز از انجام کار مطلع می سازد.(با انتخاب وی به عنوان ناظر کار)
مسئول ساختمان با بررسی توضیحات و مستندات و کار انجام شده توسط کارکنان تاسیسات، آن را تأیید یا رد نموده و توضیحات و مستندات لازم برای واضح تر کردن نظر خود را نیز ثبت می نماید. همچنین در انتهای هر روز مسئول ساختمان می تواند گزارشی از فعالیت های خود به همراه مستندات لازم، در سیستم ثبت نماید، سیستم این امکان را دارد که ثبت گزارش روزانه را به وی یادآوری نماید.
از آنجایی که کارهای انجام شده باید به تأیید مسئول خوابگاه نیز برسد، پس از اینکه مسئول ساختمان این کارها تأیید نمود، آنها را به مسئول خوابگاه واگذار می نماید تا وی نیز با انجام بررسی های لازم نظر خود را در این مورد درج نماید. مسئول خوابگاه می تواند به همراه رد یا تأیید کارهای انجام شده توسط کارکنان تاسیسات و رد یا تأیید نظر مسئول ساختمان در مورد آنها، توضیحات و مستندات لازم را نیز برای کارهای مورد بررسی ثبت نماید.
همچنین در صورتیکه کار توسط مسئول ساختمان تأیید نشده و رد شود، مسئول ساختمان کار را به همان پیمانکار یا کارمندی که آن را انجام داده یا به مسئول اداره تاسیسات ارجاع می دهد تا اقدامات لازم برای انجام صحیح کار را انجام دهند.
در مورد مسئول خوابگاه نیز روال به همین صورت می باشد. در صورتیکه کار انجام شده مورد تأیید مسئول خوابگاه قرار نگیرد، آن کار به مسئول ساختمان یا مسئول اداره تاسیسات ارجاع داده می شود تا اقدامات لازم برای انجام صحیح آن صورت گیرد.
پس از اینکه مسئول ساختمان و مسئول خوابگاه – هر دو – کارهای انجام شده را تأیید نمودند، در نهایت تمامی آنها برای نهایی شدن به مسئول اداره تاسیسات واگذار می شود.
در هر مرحله ای از انجام کار، می توان تعیین کرد اگر کاربری که کار به وی محول شده طی مدت مشخصی، کار محول شده را انجام نداده یا پیگیری نکند، گزارشی مبنی بر این امر به مسئول بالاتر وی ارسال شود.
همچنین در صورت عدم تأیید کارهای انجام شده توسط هر یک از مسئولین و ارجاع آن به واحد قبلی، می توان تعیین کرد در صورت عدم توجه واحد ارجاع داده شده به آن کار، پس از مدت معینی گزارشی مبنی بر تخلف واحد، برای مسئول بالاتر آن ارسال شود.
برای سهولت پیگیری کارها زمان و تاریخ ثبت و انجام تمامی کارها و فعالیت ها در سیستم ثبت می شود و مسئولین اداره و تاسیسات می توانند تمامی کارها و فعالیت های انجام شده را با جزئیات آن مشاهده نمایند.